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名刺の管理をデジタル化するメリットとおすすめの方法

公開日: : 最終更新日:2019/09/08 名刺を管理する方法

名刺の管理をデジタル化するメリットはこれだ!

名刺の管理をデジタル化するメリットはこれだ!

人から貰った名刺を管理する方法は、次のアナログ管理とデジタル管理の2種類に大きくわけられます。

  • アナログ管理は名刺ホルダーやボックスなどのグッズを使う
  • デジタル管理は名刺スキャナなスマホアプリを使う

 

名刺は社会人やビジネスマンにとって欠かせないツールですので、「どちらのやり方で名刺を管理すれば良いの?」と迷っている方は多いのではないでしょうか。

アナログな方法で名刺を管理している人に、「名刺管理ソフトは便利そうだと思いますか?」といったアンケートを取ったところ、次のような結果が出ました。

  • 強くそう思う(2%)
  • そう思う(41%)
  • あまり思わない(15%)
  • 思わない(8%)
  • どちらでもない(17%)
  • 名刺管理ソフトを知らない(17%)

 

約半数近くの人が便利そうだと回答していますので、デジタルで名刺を管理する方法に興味を持っている方は増えていますね。

名刺をアナログで管理している人に話を伺ってみると、「名刺を探すのに時間がかかる」「名刺を保管するスペースを減らしたい」「名刺をなくしてしまうことがある」「外出先で連絡先を確認できない」といった部分が不便だと回答していました。

以下では名刺の管理をデジタル化するに当たってどのようなメリットがあるのか説明していますので、これから専用のツールやソフトを使う予定の方は一度チェックしておいてください。

 

名刺の枚数が多くても簡単に管理できる

大量の名刺

名刺の管理をデジタル化するに当たり、相手からもらう名刺の枚数が多くても簡単に管理できるのが大きなメリットです。

アナログで名刺を管理する場合、下記のように使うアイテムやグッズに応じて収納できる枚数は限られています。

  • 名刺ホルダーは約300枚
  • 名刺ボックスは約700枚
  • ノートは約800枚

 

サラリーマンや営業マンは毎日の仕事で名刺を受け取ることが多く、1つのホルダーやボックスで収まりきらないケースも少なくありません。

名刺が増える度に新しいアイテムを購入して用意するのは面倒ですので、デジタル化して一括で管理する方法が適していますよ。

 

名刺フォルダを探す手間を省ける

名刺フォルダ

お客様やクライアントからもらった名刺を探していて、このような状況に陥ってしまった方はいませんか?

  • 複数冊になってしまってどのフォルダに入れたのか分からない
  • 大分前に名刺交換をした覚えがあるけれど中々見つからない
  • いつも名刺を探し出すまでに長い時間がかかっている

 

アナログ的な方法で管理していると名刺を探すのがとても面倒ですが、デジタル化してしまえば手間や負担がなくなります。

名刺を探し出すまでに毎回数分の時間を費やすのは勿体無いので、ソフトやアプリを使って管理する方法に切り替えてみてはどうでしょうか。

 

自分の探している名刺を簡単に検索できる

検索

自分の探している名刺を簡単に検索できるところにメリットを感じて、アナログ管理からデジタル管理に切り替えているサラリーマンはたくさんいます。

名刺交換をした順番でホルダーやボックスに収納していると、探し出すまでに長い時間がかかるのがデメリットです。

一方でソフトやアプリで名刺をデジタル管理していれば、お目当ての名刺にたどり着くまでの時間を短縮できます。

それは名刺を管理するアプリやソフトには次の2つの機能が備わっているからです。

  • 名刺管理アプリには検索機能が備わっている
  • 五十音順や業種別で自由に検索できる

 

1つの名刺フォルダしか持っていない人でも五十音順や業種別で管理していないとアナログの方法では探すまでに苦労しますので、大雑把な人ほどデジタル式の名刺管理方法がピッタリですね。

 

名刺のデータから直接連絡が取れる

名刺をデジタル管理していると、次のように名刺のデータから直接相手に連絡を取ることができます。

  • アプリの中にメールアドレスや電話番号の情報が入っている
  • いちいち入力しなくてもワンタッチで連絡できる
  • アプリ内で独自のメッセージ機能を持つサービスも増えている

 

電話番号だけであればまだしも、名刺の中に記載されているメールアドレスを確認して入力するのは非常に面倒です。

ビジネスにおいて時間はとても大切ですので、余計な手間を省くためにも名刺をデジタル管理できるソフトやツールがビジネスマンには役立ちます。

 

デジタル式の名刺管理でおすすめの方法

デジタル式の名刺管理

名刺をデジタル管理すると一口に言っても、現在では多種多様なソフトやツールが登場しました。

他人からもらった名刺を一括で管理できるメリットは一緒ですが、使用するアプリやソフトで機能には違いがありますよ。

これからビジネスで長い期間に渡って使う形になりますので、どの方法が自分に合っているのか比較しないといけません。

以下ではデジタル式の名刺管理でおすすめのアプリやソフトをいくつか紹介していますので、アナログ管理から切り替えようと考えている方は参考にしてみてください。

  • テキストデータや画像を中心とする様々なデータを記録し、スマホやタブレットで自由にアクセスできる「Evernote(エバーノート)」
  • スマホで名刺を撮影することでオペレーターが自動で手入力し、自分は検索するだけで希望の名刺を探し出せるアプリの「Eight(エイト)」
  • 各端末でスキャンしたデータをパソコンで一括管理し、スマホで名刺の情報を閲覧したり活用したりできる「キングジムのDA-1」
  • ドキュメントスキャナのScanSnapとの連携により、スマホカメラで複数枚の名刺を同時に読み込むことができる「Wantedly People」

 

インターネットが主流の現代では、名刺をアプリやソフトで管理するのが当たり前の時代です。

どのスマホアプリも利用者が使いやすいように色々な機能を付けていますので、一度使ってみてアナログによる名刺の管理方法と比べてみましょう。

 

名刺の管理だけではなく作成も大事!

ビジネスマンとして、相手からもらった名刺の管理方法には気を配らないといけません。

しかし、名刺の管理と同じように名刺の作成にも力を入れるべきですね。

魅力的なデザインや構成の名刺を作成していれば、ビジネスに発展したり仕事を獲得したりと様々なメリットがあります。

名刺の作成方法で悩んでいるビジネスマンには、ネット通販のサービスのVistaprint(ビスタプリント)がおすすめです。

Vistaprint(ビスタプリント)ではシンプルからゴージャスまで5,000種類を超えるデザインから選んで名刺を作成できますので、自分に合うテンプレートがあるのか公式サイトで探してみてください。

 

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