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名刺管理ソフトは本当に便利なの？
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| 名刺を管理する方法 | |
|---|---|
| アナログ管理 | 名刺ホルダーやボックスなどのグッズを使って保管する |
| デジタル管理 | 名刺スキャナなスマホアプリなどのソフトを活用する |
人からもらった名刺を管理する方法は、アナログ管理とデジタル管理の2種類に大きくわけられます。
「デジタル管理ができる名刺管理ソフトは本当に便利なの？」と疑問を抱えている方はいませんか？
スマートな整理術を紹介するメディアのデジタルスタイルが「名刺管理ソフトは便利そうだと思いますか？」とアンケートを取ってみたところ、次の結果が出ました。
| 名刺管理ソフトは便利そうだと思いますか？ | |
|---|---|
| 強くそう思う | 2％ |
| そう思う | 41％ |
| あまり思わない | 15％ |
| 思わない | 8％ |
| どちらでもない | 17％ |
| 名刺管理ソフトを知らない | 17％ |
今はアナログで名刺を管理しているビジネスマンも、専用のソフトやツールが便利なのではないかと感じていますね。
名刺は社会人にとって必須のアイテムですので、相手からもらった名刺もしっかりと管理すべきです。
名刺の管理をデジタル化する4つのメリットを徹底解説！
名刺の管理方法をアナログからデジタルに変えることにより、上記の4つのメリットがあります。
名刺管理のソフトやツールに興味をお持ちの方は、一体何が良いのかチェックしておきましょう。
1:名刺の枚数が多くても簡単に管理できる！
相手からもらった大量の名刺をアナログ方式で管理するのは意外と大変です。
しかし、名刺をデジタルで管理すれば枚数がどれだけ多くても手間がかかりません。
アナログで名刺を管理すると、下記のように保管できる名刺の枚数には制限あり…。
| アナログ方式の名刺管理 | 保管できる名刺の枚数 |
|---|---|
| 名刺ホルダー | 約300枚 |
| 名刺ボックス | 約700枚 |
| ノート | 約800枚 |
サラリーマンや営業マンは毎日の仕事で名刺を受け取ることが多く、1つのホルダーやボックスで収まりきらないケースも少なくありません。
名刺が増える度に新しいアイテムを購入して用意するのは面倒ですので、デジタル化して一括で管理する方法が適していますよ。
2:名刺フォルダを探す手間を省ける！
お客様やクライアントからもらった名刺を探していて、次のような状況に陥ってしまった方はいませんか？
- 複数冊になってしまってどのフォルダに入れたのか分からない
- 大分前に名刺交換をした覚えがあるけれど中々見つからない
- いつも名刺を探し出すまでに長い時間がかかっている
アナログ的な方法で管理していると名刺を探すのがとても面倒ですが、デジタル化してしまえば簡単に名刺を見つけ出すことができます。
名刺を探し出すまでに毎回数分の時間を費やすのは勿体無いので、ソフトやアプリを使って管理する方法に切り替えてみてはどうでしょうか。
3:自分の探している名刺を簡単に検索できる！
上記の項目でも解説しましたが、自分の探している名刺を簡単に検索できるところにメリットを感じて、アナログ管理からデジタル管理に切り替えているサラリーマンはたくさんいます。
名刺交換をした順番でホルダーやボックスに収納していると、探し出すまでに長い時間がかかるのがデメリットです。
一方でソフトやアプリで名刺をデジタル管理していれば、お目当ての名刺にたどり着くまでの時間を短縮できます。
それは名刺を管理するアプリやソフトに、五十音順や業種別の検索機能が備わっているのが大きな理由！
ソフトによって用意されている機能には大きな違いがありますが、名刺管理の効率が良くなるのは間違いありません。
4:名刺のデータから直接連絡が取れる！
名刺をデジタル管理していると、次のように名刺のデータから直接相手に連絡を取ることができます。
- アプリの中にメールアドレスや電話番号の情報が入っている
- いちいち入力しなくてもワンタッチで連絡できる
- アプリ内で独自のメッセージ機能を持つサービスも増えている
電話番号だけであればまだしも、名刺の中に記載されているメールアドレスを確認して入力するのは非常に面倒です。
ビジネスにおいて時間はとても大切ですので、余計な手間を省くためにも名刺をデジタル管理できるソフトやツールが役立ちます。
デジタル式の名刺管理でおすすめの方法
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| 名刺管理のソフト | 大まかな特徴 | おすすめ度 |
|---|---|---|
| Evernote（エバーノート） | テキストデータや画像を中心とする様々なデータを記録し、スマホやタブレットで自由にアクセスできる | ★★★★★ |
| Eight（エイト） | スマホで名刺を撮影することでオペレーターが自動で手入力し、自分は検索するだけで希望の名刺を探し出せる | ★★★★★ |
| キングジムのDA-1 | 各端末でスキャンしたデータをパソコンで一括管理し、スマホで名刺の情報を閲覧したり活用したりできる | ★★★★☆ |
| Wantedly People | ドキュメントスキャナのScanSnapとの連携により、スマホカメラで複数枚の名刺を同時に読み込むことができる | ★★★☆☆ |
名刺をデジタル管理すると一口に言っても、現在では多種多様なソフトやツールが登場しました。
他人からもらった名刺を一括で管理できるメリットは一緒ですが、使用するアプリやソフトで機能には大きな違いあり！
デジタル方式の名刺管理ソフトやツールの中でも、「Evernote（エバーノート）」「Eight（エイト）」「キングジムのDA-1」「Wantedly People」がおすすめです。
中には無料で使えるソフトもありますので、名刺を管理するに当たって余計なコストはかかりません。
お持ちのスマートフォンやパソコンを使って簡単に名刺を管理できますので、アナログ方式からデジタル方式に切り替えてみてください。
名刺は管理するだけではなく作成も大事なポイント！
いくら効率良く相手からもらった名刺を管理していても、自分が渡す名刺に魅力がなければ意味がありません。
つまり、自分をしっかりとアピールできる名刺を作成してビジネスシーンで使うべきですね。
魅力的なデザインや構成の名刺を作成していれば、人脈が広がったり仕事を獲得したりと様々なメリットがあります。
「どうやって名刺を作成すれば良いの？」と悩んでいる方は、ネット印刷サービスの名刺通販ドットコムを利用してみましょう。
名刺通販ドットコムのおすすめポイントは全部で次の4つです。
- 100枚のフルカラー名刺の印刷が1,780円～と安い
- 300種類以上のデザインテンプレートから選べる
- 写真やロゴマークを挿入したカスタム名刺を作れる
- 最短で即日発送と注文してから届くまでの納期が短い
皆さんが想像している以上に簡単に素敵な名刺を作れますので、詳細は名刺通販ドットコムの公式サイトで確認してみてください。
まとめ
名刺のデジタル管理に大きなメリットがあるとおわかり頂けましたか？
現在では多種多様なツールやソフトが登場していますので、手軽に名刺をデジタル方式で管理できるようになりました。
相手からもらった名刺を机の引き出しに投げ入れるのはビジネスマンとして失格ですので、今一度名刺の管理方法を見直してみてください。
