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これだけは覚えておきたい!名刺を管理するコツやテクニック

公開日: : 名刺を管理する方法

これだけは覚えておきたい!名刺を管理するコツやテクニックをチェック!

これだけは覚えておきたい!名刺を管理するコツやテクニックをチェック!
ビジネスマンであれば名刺の作成に力を注ぐだけではなく、名刺を管理するコツやテクニックも同時に覚えておかなければなりません。

そもそも、人から貰った名刺をなぜ管理しなければならないのか理由をまとめてみました。

  • 一元の情報にすることで営業活動を効率化できる
  • 要らない名刺と必要な名刺をしっかりと分けられる
  • 机の引き出しの中を整理してすっきりとした状態にできる
  • 自分に必要な名刺を抽出して人脈を広げられる
  • 名刺の保管や管理にかかる手間や時間を削減できる
  • 探しやすい状態にすれば検索性が向上する

 

できる人間は名刺の管理も怠っておらず、ビジネスを進めるに当たって重要な存在だときちんと理解しているからです。

そこで、机の上や引き出しの中がこんがらがっているあなたのために、管理する上で押さえておきたいコツやテクニックをご紹介しているので一度チェックしておきましょう。

クリアファイルや回転式名刺ホルダーに入れる

まず最初のステップとして、クリアファイルや回転式名刺ホルダーに入れて紙のまま管理します。

「きちんと人から貰った名刺を保管しよう」という心意気が見えますし、アナログ的な方法は今現在でも重宝するのです。

  • 専用シートで一度に8枚の名刺をデータ化できるコクヨの「名刺ブックα」
  • 大容量タイプでポケットの入れ替えが可能なキングジムの「SHOT DOCS」
  • 会社名やグループ名ごとにまとめられるROLODEXの「回転式名刺ホルダー」
  • 360度展開で素早い探索ができるセキセイの「ターボデックス」

 

上記のような製品が人気を得ており、名刺の枚数によってはアナログ的な方法でも全く問題はありません。

実店舗だけではなくAmazonやASKUL(アスクル)などのネット通販で気軽に購入できますが、クリアファイルや回転式名刺ホルダーには以下のデメリットがあります。

  • 保管できる名刺の枚数があらかじめ決まっている
  • 製品によっては名刺フォルダの中に追加で入れられない
  • 社内の人間と共有するのが難しい
  • 物の状態なので紛失すると全ての名刺が失われる

 

低コストで管理を始められる代わりに、幾つかのデメリットがあると心得ておきましょう。

ホルダーやボックスへの入れ方を考慮する

ホルダーやボックスへの入れ方を考慮する
ホルダーやボックスの中へと貰った名刺をそのまま放り込めば良いという単純な話ではありません。

これはただ保管しているだけで管理はできていない状態なので、どのような入れ方をすれば良いのかコツをまとめてみました。

  • 100枚以下の名刺であれば1つのボックスやホルダーを使えば十分
  • 100枚を超える際は使用頻度に応じてマスターホルダーとサブホルダーに分類する
  • 「同一会社の人をまとめる」⇒「あいうえお順に並べる」⇒「会社名のあいうえお順で並べる」⇒「収納する」という流れで入れる
  • 管理の例外を設けずに入手したその日に整理する

 

あらかじめあいうえお順で記載していれば貰った名刺を該当する場所へと収納するだけなので簡単ですし、日々小まめに管理するのがテクニックです。

時間軸管理で使用した名刺は一番前に保管する

会社名のあいうえお順でまとめるのに加えて、時間軸管理も効率良く名刺を探すコツとなります。

「探して取り出した名刺=これからも使用する可能性が高い」と考えられるので、五十音仕切りの一番前に保管すべきです。

  1. 頻繁に使用する名刺が仕切りの前の方に溜まっていく
  2. ビジネスの連絡をしたい時に前から探せば見つかりやすい
  3. 探索時間を削減できれば業務を更に効率化できる
  4. 1年間に1回のタイミングで名刺整理を欠かさずに行う
  5. 後ろの方からガバっと取り出せば不要な名刺の処分が簡単

 

このような流れで管理していれば無駄が一切なく、クリアファイルや回転式名刺ホルダーなどのアナログ的な方法でも不便だと感じることはありません。

スマホの無料名刺管理アプリを使用する

スマホの無料名刺管理アプリを使用する

  • アナログ的な方法は自分には合っていない
  • もう少し簡単なやり方で名刺を管理したい

 

こういったあなたにはスマホの無料名刺管理アプリが適しており、手軽に名刺の情報をデジタル化できます。

紙面のままでは非効率だと感じている方にはピッタリで、どんなスマホアプリがビジネスマンから人気を得ているのか幾つか挙げてみました。

  • 写真を撮影するだけでパソコンでもスマホでも使用可能な「Eight(エイト)」
  • 高精度を誇るカメラで書類を簡単にデータ化できる「Evernote Scannable」
  • 引き継ぎや別案件でのコンタクトを円滑にできる「Sansan」
  • 画像データをライブラリで整理整頓できる「CamCard Lite」

 

どれも無料なので余計な費用は一切かかりませんし、コストの削減といった意味ではホルダーやボックスを購入するよりも適しています。

たくさんの名刺を一括で登録することはできないものの、基本的にはスマホのカメラで撮影すれば自動でテキスト化されてデータ化できるので高度なテクニックは必要ありません。

有料名刺管理ソフトを購入する

名刺管理を今まで以上に効率化させたいのであれば、無料のスマホアプリではなく有料名刺管理ソフトを購入してみましょう。

費用対効果を問われるので導入する際は慎重に行わなければなりませんが、名刺情報の共有化が促されるので単なるアドレス帳ではなく企業の資産へと変わります。

個人事業主であればまだしも、一定の社員が在籍している法人であれば有料名刺管理ソフトを導入する価値は十分にあるのです。

  • スキャンした名刺をその場で修正できる「スマート名刺管理」
  • 初期設定や操作が簡単で初心者でも使える「本格読取 おまかせ名刺管理」
  • 画像キャプチャーやクリップボードから読み取れる「名刺読取革命」
  • 同時にiPhoneの無料アプリが付属されている「やさしく名刺ファイリングPRO」

 

これらのソフトが人気を得ており、操作性や価格で比較してピッタリと合うものを探してみてください。


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