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名刺の管理で役立つOneNote

公開日: : 名刺を管理する方法

名刺の管理で役立つOneNoteの特徴をチェック!

名刺の管理で役立つOneNoteの特徴をチェック!

OneNote(ワンノート)はマイクロソフト社から無料で提供されているソフトウェアの一つです。

WordやExcelほど知名度は高くないので、「そんなソフト知らない・・・」という方は少なくありません。

しかし、実は10年以上の歴史を持つソフトウェアで、主な使い道を挙げてみました。

  • 自由に書き込んで記録して情報を集める
  • YouTubeの動画を埋め込んで再生する
  • たくさんのアイデアを出すためにブレインストーミングができる
  • 画面の領域を使って簡単に資料作りを行う

 

様々な使い方ができるのですが、実は名刺の管理にも役立ちます。

  • たくさん増えた名刺をファイルするのは大変
  • 全員の顔と名前を正確に一致させるのは難しい

 

こういった悩みを抱えているビジネスマンの名刺管理アイテムとして、OneNoteは使えるのです。

以下ではOneNoteの特徴についてまとめているので、ビジネスマンの方は一度チェックしておきましょう。

 

OneNoteで名刺管理をするメリットが大きい

ワードやエクセルと連携したりインデックスをつけたりと、OneNoteには様々な機能が付属されています。

その機能は名刺管理にも役立ち、おすすめの理由をまとめてみました。

  • OCRで取り込んだ画像から文字情報を抽出でき、名前や住所で名刺を検索しやすい
  • 手書き機能が備わっているので相手の名刺の裏面にメモを残さなくても良い
  • 五十音順や取引先ごとなどインデックス順で並べて整理しやすい
  • パソコンだけではなくスマホやタブレットなどマルチデバイスで使える

 

名刺を管理するに当たって、「直ぐに探せるかどうか?」という点を一番に考えなければなりません。

その点に関してOneNoteは全く問題がなく、「会社用」「学校用」「プライベート用」と仕分けが簡単で整理整頓しやすいのです。

 

OneNoteでの名刺管理は使い方が簡単

ソフトを使って名刺を管理すると聞き、「使い方が難しいのではないか?」とイメージしている方は少なくありません。

しかし、OneNoteでの名刺管理は非常に簡単で、単純にノートへと名刺を貼り付けてボールペンでメモを書くようなイメージです。

具体的な使い方について見ていきましょう。

  1. まずは一番簡単な方法の名前順(あいうえお順)で貰った名刺を並べる
  2. ページを名刺の枚数に合わせて作っていくとやりやすい
  3. 名刺の枚数が少ないビジネスマンは「あかさたなはまやらわ」と並べる
  4. 各ページに表を作り、上に名刺を挿入して下にメモを入力する
  5. 読み取り用のアプリやGIMPなどのフリーソフトを使用し、スキャナを使って名刺を画像として取り込む
  6. 名刺を貰った時の状況や相手の印象など、自分が残しておきたい情報を入力する

 

ソフトの中に名刺とメモが一つにまとまっていると、検索した後にチェックする時間を省けます。

オフィスではパソコンを使用し、外出先ではスマホやタブレットを使ってOneNoteの中に入っている名刺を確認するといった使い方も可能なのです。

 

お金を支払わなくても無料で利用できる

お金を支払うことなく、無料で名刺管理として利用できるからこそOneNoteは高い人気を誇っているのではないでしょうか。

機能面で比較してみると、下記のように有料のサービスの方が充実しています。

  • Sansan(サンサン):多彩な機能によって戦略的な営業活動に役立てられる
  • HotProfile(ホットプロファイル):名刺管理に加えてマーケティングにも使える
  • CAMCARD BUSINESS(キャムカードビジネス):98%の自動変換精度の高さが魅力的

 

法人であればまだしも、個人事業主やフリーランスであれば無料のソフトでも十分に活用できるので、まず手始めにOneNoteをダウンロードしてみてください。


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