相手からもらった名刺を管理した方が良い理由！
デキるビジネスマンとダメなビジネスマンの差は、名刺の管理方法で決まると言っても過言ではありません。
ビジネスで相手からもらった名刺を管理した方が良い理由は次の6つですね。
- 一元の情報にすることで営業活動を効率化できる
- 要らない名刺と必要な名刺をしっかりと分けられる
- 机の引き出しの中を整理してすっきりとした状態にできる
- 自分に必要な名刺を抽出して人脈を広げられる
- 名刺の保管や管理にかかる手間や時間を削減できる
- 探しやすい状態にすれば検索性が向上する
デキる人間は名刺の管理方法が上手で、ビジネスを進めるに当たって重要なツールだときちんと認識しています。
会社員にしてもフリーランスにしても、名刺交換からビジネスの第一歩が始まるケースは多いと心得ておきましょう。
これだけは覚えておきたい！名刺を管理する6つのコツやテクニックを徹底解説！
「どうやって名刺を管理すれば良いの？」と悩んでいる方のために、これだけは覚えておきたい名刺管理のコツやテクニックを解説しています。
机の上や引き出しの中で、相手からもらった名刺がこんがらがっているのは良い状態とは言えません。
ビジネスでは様々なシーンで名刺の交換をしますので、正しい管理方法を押さえておいてください。
1:使える名刺と使わない名刺に仕分けする！
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| もらった名刺の仕分け | |
|---|---|
| 使える名刺 | 頻繁に連絡を取っている人や一緒にビジネスをしたい人 |
| 使わない名刺 | 数年間一度も連絡を取っていない人や誰だかわからないケース |
名刺を別の場所に保管する前に、まずは上記のように使える名刺と使わない名刺に仕分けすることから始めましょう。
相手からもらった名刺の枚数がどれだけ多くても、ビジネスで役立たない名刺を大事に保管しても意味がありません。
そのため、手元にある優先的に使えそうな名刺を抽出し、使わない名刺と区別すれば思わぬビジネスチャンスを発掘できます。
名刺交換の頻度が高くなって使わない名刺があまりにも増えてきたら、思い切って捨てるのも選択肢の一つですね。
全ての名刺を残すと保管場所が足りなくなりますので、シュレッダーにかけるなど正しい方法で処分してください。
2:クリアファイルや回転式名刺ホルダーに入れる！
名刺管理の最初のステップとして、クリアファイルや回転式名刺ホルダーに入れて保管するのがテクニックです。
クリアファイルや回転式名刺ホルダーを持っていれば、「人から貰った名刺をきちんと保管しよう」という心意気が芽生えますよ。
以下では、Amazonなどのネット通販で販売されているおすすめのクリアファイルや回転式名刺ホルダーをいくつか挙げてみました。
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| おすすめのクリアファイルや回転式名刺ホルダー | |
|---|---|
| コクヨの名刺ブックα | 専用シートで一度に8枚の名刺をデータ化できる |
| キングジムの「SHOT DOCS」 | 大容量タイプでポケットの入れ替えができる |
| ROLODEXの「回転式名刺ホルダー」 | 会社名やグループ名ごとに名刺をまとめられる |
| セキセイの「ターボデックス」 | 360度展開で素早い探索ができるアイテム |
余計なコストをかけずに名刺の管理を始められるのがクリアファイルや回転式名刺ホルダーのメリット！
ただし、「保管できる名刺の枚数が決まっている」「社内の人間と共有するのが難しい」といった点には注意しましょう。
※名刺を管理できるホルダーの選び方についてはこちら！
3:ホルダーやボックスへの入れ方を考慮する！
名刺を管理するに当たり、ホルダーやボックスの中にもらった名刺をそのまま放り込めば良いという単純な話ではありません。
これはただ保管しているだけで管理はできていない状態ですので、次の点に気を配って名刺を入れましょう。
- 100枚以下の名刺であれば1つのボックスやホルダーを使えば十分
- 100枚を超える際は使用頻度に応じてマスターホルダーとサブホルダーに分類する
- 「同一会社の人をまとめる」⇒「あいうえお順に並べる」⇒「会社名のあいうえお順で並べる」⇒「収納する」という流れで入れる
- 管理の例外を設けずに入手したその日に整理する
あらかじめあいうえお順で記載していれば、もらった名刺を該当する場所に収納するだけでOK！
日々小まめに名刺を管理するのがテクニックだと覚えておきましょう。
4:時間軸管理で使用した名刺は一番前に保管する
会社名のあいうえお順でまとめるのに加えて、時間軸管理も効率良く名刺を探すコツになります。
「探して取り出した名刺＝これからも使用する可能性が高い」と考えることができますので、五十音仕切りの一番前に保管すべきです。
具体的に時間軸管理でどうやって名刺を保管すれば良いのかまとめてみました。
- 頻繁に使用する名刺が仕切りの前の方に溜まっていく
- ビジネスの連絡をしたい時に前から探せば見つかりやすい
- 探索時間を削減できれば業務を更に効率化できる
- 1年間に1回のタイミングで名刺整理を欠かさずに行う
- 後ろの方からガバっと取り出せば不要な名刺の処分が簡単
正しい方法で名刺を管理していれば一切の無駄がなく、クリアファイルや回転式名刺ホルダーなどのアナログ的な方法でも不便だと感じることはありません。
※名刺をアナログ管理する4つのメリットはこちら！
5:スマホの無料名刺管理アプリを使用する！
「名刺をアナログ管理するのは面倒」「もう少し簡単なやり方で名刺を管理したい」というビジネスマンには、スマホの無料名刺管理アプリがおすすめ！
無料名刺管理アプリはiPhoneやAndroidなどのスマホを使い、手軽に名刺の情報をデジタル化できますよ。
紙面のままで名刺を管理するのが非効率だと感じている方にはピッタリのアイテムです。
ここでは、名刺を管理できるおすすめのスマホアプリをいくつか紹介していきます。
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| 名刺管理アプリ | 大まかな特徴 | おすすめ度 |
|---|---|---|
| Eight（エイト） | 写真を撮影するだけでパソコンでもスマホでも使える | ★★★★★ |
| Evernote Scannable | 高精度を誇るカメラで書類を簡単にデータ化できる | ★★★★☆ |
| Sansan（サンサン） | 引き継ぎや別案件でのコンタクトを円滑にできる | ★★★★☆ |
| CamCard Lite | 画像データをライブラリで簡単に整理整頓できる | ★★★☆☆ |
どれも無料ですので余計な費用は一切かかりませんし、コストの削減といった意味ではホルダーやボックスを購入するよりも適しています。
たくさんの名刺を一括で登録することはできないものの、基本的にはスマホのカメラで撮影すれば自動でテキスト化されてデータ化できますので、名刺を管理する上で高度なテクニックは必要ありません。
※名刺管理アプリのEight（エイト）についてはこちら！
6:有料の名刺管理ソフトを購入する！
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| 有料の名刺管理ソフト | 大まかな特徴 | おすすめ度 |
|---|---|---|
| スマート名刺管理 | スキャンした名刺をその場で修正できる | ★★★★★ |
| 本格読取 おまかせ名刺管理 | 初期設定や操作が簡単で初心者でも使える | ★★★★☆ |
| 名刺読取革命 | 画像キャプチャーやクリップボードから読み取れる | ★★★★☆ |
| CamCard Lite | 同時にiPhoneの無料アプリが付属されている | ★★★☆☆ |
名刺管理を今まで以上に効率化させたいのであれば、無料のスマホアプリではなく上記の有料名刺管理ソフトを購入してみましょう。
費用対効果を問われるので導入する際は慎重に行う必要がありますが、名刺情報の共有化が促されるので単なるアドレス帳ではなく企業の資産に変わります。
個人事業主であればまだしも、一定の社員が在籍している法人であれば有料名刺管理ソフトを導入する価値は大いにあり！
操作性や価格など様々な点で比較し、自分たちの会社にピッタリと合う有料名刺管理ソフトを選んでみてください。
名刺の作成ならVistaprint（ビスタプリント）がおすすめ！
ビジネスでの第一印象は、初回の名刺交換で決まると言っても過言ではありません。
自分が相手の名刺をしっかりと管理していても、顔を覚えてもらわなければ意味がありません。
そこで、名刺の管理ではなく作成を考えている方にはVistaprint（ビスタプリント）がおすすめ！
Vistaprint（ビスタプリント）では、5,000種類以上のデザインから選べるフルカラー名刺が送料無料の1,628円～と格安の料金で販売されています。
料金の安さと品質の高さに拘っていますので、是非一度Vistaprint（ビスタプリント）を利用してみてください。
まとめ
名刺管理のコツやテクニックについておわかり頂けましたか？
相手からもらった名刺を正しい方法で管理するのは、ビジネスマンとしての基本ですよ。
専用のアプリやソフトを使い、ビジネス名刺を管理してみてください。
