これだけは覚えておきたい！名刺を管理するコツやテクニックをチェック！
ビジネスマンであれば名刺の作成に力を注ぐだけではなく、名刺を管理するコツやテクニックも同時に覚えておかないといけません。
デキるビジネスマンとダメなビジネスマンの差は、名刺の管理方法で決まると言っても過言ではないですよ。
そもそも、人から貰った名刺をなぜ管理しなければならないのかいくつかの理由を挙げていきます。
- 一元の情報にすることで営業活動を効率化できる
- 要らない名刺と必要な名刺をしっかりと分けられる
- 机の引き出しの中を整理してすっきりとした状態にできる
- 自分に必要な名刺を抽出して人脈を広げられる
- 名刺の保管や管理にかかる手間や時間を削減できる
- 探しやすい状態にすれば検索性が向上する
デキる人間は名刺の管理方法が上手で、ビジネスを進めるに当たって重要なツールだときちんと理解しているからです。
会社員にしてもフリーランスにしても、名刺交換からビジネスの第一歩が始まるケースは多々あります。
そこで、机の上や引き出しの中がこんがらがっているあなたのために、名刺を管理する上で押さえておきたいコツやテクニックを詳しくまとめてみました。
使える名刺と使わない名刺に仕分けする
名刺を別の場所に保管する前に、まずは使える名刺と使わない名刺に仕分けすることから始めましょう。
相手からもらった名刺の枚数がどれだけ多くても、ビジネスで役立たない名刺を大事に保管しても意味がありません。
そのため、手元にある優先的に使えそうな名刺を抽出し、使わない名刺と区別していれば思わぬビジネスチャンスを発掘できます。
使える名刺と使わない名刺をどうわければ良いのか見ていきましょう。
- 頻繁に連絡を取っている人や一緒にビジネスをしたい人は使える名刺
- 数年間一度も連絡を取っていない人や誰だかわからない場合は使わない名刺
使わない名刺があまりにも増えてきたら、思い切って捨てるのも選択肢の一つですね。
クリアファイルや回転式名刺ホルダーに入れる
まず最初のステップとして、クリアファイルや回転式名刺ホルダーに入れて紙のまま管理します。
クリアファイルや回転式名刺ホルダーを使えば、「きちんと人から貰った名刺を保管しよう」という心意気が芽生えます。
アナログ的な名刺の管理方法は、今現在でも重宝するのです。
Amazonなどのネット通販では、次のクリアファイルや回転式名刺ホルダーが人気を獲得しています。
- 専用シートで一度に8枚の名刺をデータ化できるコクヨの「名刺ブックα」
- 大容量タイプでポケットの入れ替えが可能なキングジムの「SHOT DOCS」
- 会社名やグループ名ごとにまとめられるROLODEXの「回転式名刺ホルダー」
- 360度展開で素早い探索ができるセキセイの「ターボデックス」
AmazonやASKUL（アスクル）などのネット通販だけではなく実店舗でも様々な種類の製品が販売されていますが、クリアファイルや回転式名刺ホルダーを使った名刺の管理方法は次の4つがデメリットです。
- 保管できる名刺の枚数があらかじめ決まっている
- 製品によっては名刺フォルダの中に追加で入れられない
- 社内の人間と共有するのが難しい
- 物の状態なので紛失すると全ての名刺が失われる
低コストで名刺の管理を始められる代わりに、不便な点もあると心得ておいてください。
ホルダーやボックスへの入れ方を考慮する
ホルダーやボックスの中にもらった名刺をそのまま放り込めば良いという単純な話ではありません。
これはただ保管しているだけで管理はできていない状態ですので、次の点に気を配って名刺を入れるべきです。
- 100枚以下の名刺であれば1つのボックスやホルダーを使えば十分
- 100枚を超える際は使用頻度に応じてマスターホルダーとサブホルダーに分類する
- 「同一会社の人をまとめる」⇒「あいうえお順に並べる」⇒「会社名のあいうえお順で並べる」⇒「収納する」という流れで入れる
- 管理の例外を設けずに入手したその日に整理する
あらかじめあいうえお順で記載していれば、もらった名刺を該当する場所に収納するだけですので簡単です。
日々小まめに名刺を管理するのがテクニックだと覚えておきましょう。
時間軸管理で使用した名刺は一番前に保管する
会社名のあいうえお順でまとめるのに加えて、時間軸管理も効率良く名刺を探すコツになります。
「探して取り出した名刺＝これからも使用する可能性が高い」と考えることができますので、五十音仕切りの一番前に保管すべきです。
- 頻繁に使用する名刺が仕切りの前の方に溜まっていく
- ビジネスの連絡をしたい時に前から探せば見つかりやすい
- 探索時間を削減できれば業務を更に効率化できる
- 1年間に1回のタイミングで名刺整理を欠かさずに行う
- 後ろの方からガバっと取り出せば不要な名刺の処分が簡単
このような流れで管理していれば無駄が一切なく、クリアファイルや回転式名刺ホルダーなどのアナログ的な方法でも不便だと感じることはありません。
スマホの無料名刺管理アプリを使用する
下記に該当するビジネスマンには、スマホの無料名刺管理アプリが向いています。
- アナログ的な方法は自分には合っていない
- もう少し簡単なやり方で名刺を管理したい
無料名刺管理アプリはiPhoneやAndroidなど全てのスマホで使用可能で、手軽に名刺の情報をデジタル化できます。
紙面のままで名刺を管理するのが非効率だと感じている方にはピッタリで、次の4つのスマホアプリはビジネスマンから人気ですよ。
- 写真を撮影するだけでパソコンでもスマホでも使用可能な「Eight（エイト）」
- 高精度を誇るカメラで書類を簡単にデータ化できる「Evernote Scannable」
- 引き継ぎや別案件でのコンタクトを円滑にできる「Sansan」
- 画像データをライブラリで整理整頓できる「CamCard Lite」
どれも無料ですので余計な費用は一切かかりませんし、コストの削減といった意味ではホルダーやボックスを購入するよりも適しています。
たくさんの名刺を一括で登録することはできないものの、基本的にはスマホのカメラで撮影すれば自動でテキスト化されてデータ化できますので、名刺を管理する上で高度なテクニックは必要ありません。
有料名刺管理ソフトを購入する
名刺管理を今まで以上に効率化させたいのであれば、無料のスマホアプリではなく有料名刺管理ソフトを購入してみましょう。
費用対効果を問われるので導入する際は慎重に行う必要がありますが、名刺情報の共有化が促されるので単なるアドレス帳ではなく企業の資産に変わります。
個人事業主であればまだしも、一定の社員が在籍している法人であれば有料名刺管理ソフトを導入する価値は十分にあるのです。
有料名刺管理ソフトの中でも、次の4つはネット上の口コミで高い評判を獲得していますね。
- スキャンした名刺をその場で修正できる「スマート名刺管理」
- 初期設定や操作が簡単で初心者でも使える「本格読取 おまかせ名刺管理」
- 画像キャプチャーやクリップボードから読み取れる「名刺読取革命」
- 同時にiPhoneの無料アプリが付属されている「やさしく名刺ファイリングPRO」
操作性や価格など様々な点で比較し、自分にピッタリと合うソフトを導入して名刺の管理を始めてみてください。
相手に良い印象を与える名刺を作成しよう！
ビジネスでの第一印象は、初回の名刺交換で決まると言っても過言ではありません。
自分が相手の名刺をしっかりと管理していても、顔を覚えてもらわなければ意味がないため、名刺の作成にも気を配るべきです。
ネット通販のVistaprint（ビスタプリント）では、相手に良い印象を与えられるデザインの名刺を作成できます。
用意されているデザインは5,000種類以上と豊富ですので、ビジネス名刺や趣味名刺を作成したい方はVistaprint（ビスタプリント）を利用してみてください。
