名刺をアナログ管理する4つのメリットとおすすめの方法を徹底解説!

名刺の管理方法はアナログとデジタルの2種類!

名刺管理

名刺を管理する方法
アナログ管理 名刺ホルダーや名刺ボックスを使って管理する
デジタル管理 スマホで名刺管理ツールやアプリを使用する

名刺の管理方法は、アナログ管理とデジタル管理の2種類に大きくわけられます。

一昔前までは、名刺ホルダーや名刺ボックスを使って人からもらった名刺を管理する方法が一般的でした。

しかし、現在ではインターネットの発達により、ツールやアプリで名刺をデジタル管理する方が増えていますよ。

スマホの名刺管理アプリの作成を手掛けるSansan(サンサン)が実施したアンケートによると、名刺の管理方法で次のデータが出ていました。

名刺を管理する方法に関するアンケート
アナログで管理している 78.9%
デジタルで管理している 10.1%
特に管理はしていない 11.0%

少し古いデータなのですが、デジタル方式で名刺を管理している方はまだまだ少ないようです。

※名刺の管理をデジタル化するメリットやおすすめの方法はこちら!

名刺の管理をデジタル化する4つのメリットとおすすめの方法を徹底解説!
名刺の管理をデジタル化するに当たり、「名刺の枚数が多くても簡単に管理できる」「名刺を簡単に検索できる」といったメリットがあります。このページでは名刺を管理できるソフトやツールを紹介していますので、選び方で迷っているビジネスマンは参考にしてみてください。

名刺をアナログ管理する4つのメリットを徹底解説!

名刺をアナログ管理する4つのメリット!
  • 一度名刺ホルダーやボックスなどのアイテムを購入すれば良い
  • 導入コストがかからないので誰でも簡単に名刺を管理できる
  • 名刺を貰う枚数が少なければアナログの方法でも十分に対応できる
  • 画像上の文字をデジタルデータに変換する技術のOCRは変換精度が落ちやすく、アナログの方が名刺管理が楽なケースもある

名刺をアナログ管理するに当たり、上記の4つのメリットがあります。

毎日の仕事の中でそこまで名刺交換の頻度が高くないのであれば、わざわざ専用のソフトやアプリを用意する必要はありません。

導入コストはほとんどかかりませんので、今すぐにでもアナログ管理を始められますよ。

名刺交換をしたままもらった名刺を放置して全く使わないのであればただの紙の束と同じですので、次のビジネスに繋げるためにも今一度保管の方法を見直してみましょう。

名刺のアナログ管理でおすすめの方法を紹介!

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名刺をアナログ管理する方法 大まかな特徴 おすすめ度
1:名刺ホルダーを使う 名刺を透明なビニールに綴じる ★★★★☆
2:名刺ボックスを活用する 名刺整理箱の中に分類して管理する ★★★☆☆
3:専用のノートを使う ノートの中に名刺を貼り付ける ★☆☆☆☆

名刺をアナログ管理したい方には上記の3つの方法がおすすめ!

名刺のデジタル管理とは違い、アナログ管理であれば名刺スキャナを購入したりアプリをインストールしたりといった手間はありません。

実店舗やネット通販で自分の好きなグッズを購入し、相手からもらった名刺を保管するだけでOKです。

名刺交換の頻度が少ないビジネスマンは、名刺のアナログ管理を取り入れてみてはいかがでしょうか。

1:名刺ホルダーを使う

名刺ホルダー

名刺ホルダーを使うのは、名刺をアナログ管理する代表的な方法です。

名刺を透明なビニールに綴じるやり方で、次の順番で整理していれば欲しい名刺を探す手間を省けますよ。

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名刺ホルダーの整理のコツ
50音順で並べる 個人名や企業名の50音順で整理する
業種(ジャンル)別で並べる 相手の会社の業種や職種で分類する
時系列で並べる 名刺をもらった相手に会った順番で整理する
イベントごとに並べる 「プロジェクトで一緒に仕事をした」「とある説明会や展示会で会った」など

イベントごとの名刺の管理は統一感が生まれにくく、場合によってはこんがらがってしまいますので注意しないといけません。

そのため、名刺ホルダーを使ってわかりやすく名刺を管理したいのであれば、50音順や業種別で分類する方法がおすすめ!

名刺ホルダーの中に相手からの名刺を入れておくだけで、デスクの引き出しの山をスッキリできます。

名刺ホルダーは数枚横並びにして束にしたり、A4サイズのバインダー型だったりといくつかの種類がありますので、自分が最も使いやすいと感じるグッズを探してネット通販で購入してみてください。

2:名刺ボックスを活用する

名刺ボックス

文具メーカーから販売されている名刺ボックスを活用するのは、アナログで名刺を管理する代表的な方法です。

名刺ボックスは名刺整理箱とも呼ばれていて、お近くの文房具用品店でもインターネット通販でも気軽に購入できます。

ネット通販のASKUL(アスクル)では、次の名刺管理ボックスが人気を得ていました。

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ASKUL(アスクル)で販売されている名刺管理ボックス
ローロデックス ブラック 400名用 IRBC400 専用スリーブで素早く管理ができる
カール事務器 名刺整理器 ワイドオープン型で名刺を検索しやすい
セキセイ 名刺ボックス 検索に便利な50音の見出しがついている
レイメイ藤井 ジョッター式名刺入れ 革製ブラック GLN9002B 名刺を整理するのに便利な2層式ポケットが付属

携帯性が悪いので出先に持参するのは難しいものの、自宅やオフィスに置いていれば効率良く名刺を管理できますね。

名刺ボックスも名刺ホルダーと一緒であらかじめ名刺を分類していればソートが早いため、大量の名刺から探す手間を省けるわけです。

3:専用のノートを使う

ノート

専用のノートを使って名刺を管理しているビジネスマンも少なからずいました。

アナログな方法の中でオーソドックスとは言えないものの、ホルダーの代わりに相手から貰った名刺をノートにテープで貼り付けていきます。

専用のノートを使った名刺の管理方法のメリットは次の2つです。

  • 1ページを企業やジャンルごとにまとめると検索しやすい
  • 名刺を貼り付けた横に自由にメモを残すことができる

ただし、特定のインデックスの人が増えた時に取り扱いにくく、テープで名刺を貼り付ける作業も面倒だと感じやすいのがデメリット…。

効率良くアナログな方法で名刺を管理したいのであれば、上記の項目で紹介した名刺ホルダーや名刺ボックスを使った方が良いでしょう。

まとめ

名刺の管理は名刺の作成と同じように、皆さんが考えている以上に大事です。

相手から貰った名刺を上手く活用しなければただの紙切れと一緒ですので、ビジネスマンであればアナログな方法でもデジタルな方法でもお好きなやり方で管理しないといけません。

もちろん、自分の評価を少しでも高められる名刺を作成するのも重要ですので、「どの印刷会社やサービスを利用すれば良いの?」と悩んでいる方にはVistaprint(ビスタプリント)がおすすめ!

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