名刺のアナログ管理のメリットとおすすめの方法

名刺をアナログ管理するメリットをチェック!

名刺をアナログ管理するメリットをチェック!

スマホの名刺管理アプリの作成を手掛けるSansan(サンサン)が実施したアンケートによると、名刺の管理の方法で次のデータが出ていました。

  • アナログで管理している(78.9%)
  • デジタルで管理している(10.1%)
  • 特に管理はしていない(11.0%)

 

インターネットが発達している現代でも8割近くのビジネスマンがデジタル方式ではなく、アナログで名刺を管理しているのは驚きですね。

毎日の仕事の中でそこまで名刺交換の頻度が多くないのであれば、わざわざ専用のソフトやアプリを用意する必要はありません。

そこで、名刺をアナログ管理するに当たってどのようなメリットがあるのかいくつか見ていきましょう。

  • 一度名刺ホルダーやボックスなどのアイテムを購入すれば良い
  • 導入コストがかからないので誰でも簡単に名刺を管理できる
  • 名刺を貰う枚数が少なければアナログの方法でも十分に対応できる
  • 画像上の文字をデジタルデータに変換する技術のOCRは変換精度が落ちやすく、アナログの方が名刺管理が楽なケースもある

 

アナログにしてもデジタルにしても、相手から貰った名刺をいつまでも持ち運ばなくても大丈夫です。

名刺交換をしたまま放置していて全く使わないのであればただの紙の束と同じですので、次のビジネスに繋げるためにもきちんと保管してみてください。

 

名刺のアナログ管理でおすすめの方法

以下では、名刺のアナログ管理でおすすめの方法をいくつか紹介しています。

アナログの方法であれば、名刺スキャナを購入したりアプリをインストールしたりといった手間はありません。

実店舗やネット通販で自分の好きなグッズを購入し、ビジネスで相手からもらった名刺を管理するだけでOKです。

名刺交換の頻度が少ないビジネスマンにピッタリのやり方ですので、どうやって名刺を保管すれば良いのかチェックしておきましょう。

 

名刺ホルダーを使う

名刺ホルダー

名刺ホルダーを使うのは、名刺をアナログ管理する代表的な方法ですよ。

名刺を透明なビニールに綴じるやり方で、次の順番で整理していれば欲しい名刺を探す手間を省くことができます。

  • 50音順:個人名や企業名の50音順で整理する
  • 業種(ジャンル)別:会社の業種や職種で分類する
  • 時系列:単純に会った順番で整理するのも選択肢の一つ
  • イベントごと:「プロジェクトで一緒に仕事をした」「とある説明会や展示会で会った」といったくくりで管理する

 

イベントごとの名刺の管理は統一感が生まれにくく、場合によってはこんがらがってしまいますので注意しないといけません。

そのため、分かりやすくアナログな方法で名刺をホルダーで管理したいのであれば、50音順や業種別がおすすめですね。

名刺ホルダーの中に相手からの名刺を入れておくだけで、デスクの引き出しの山をスッキリできます。

名刺ホルダーは数枚横並びにして束にしたり、A4サイズのバインダー型だったりといくつかの種類がありますので、自分が最も使いやすいと感じるグッズを探してネット通販で購入してみてください。

 

名刺ボックスを活用する

名刺ボックス

文具メーカーから販売されている名刺ボックスを活用するのは、アナログで名刺を管理する代表的な方法です。

名刺ボックスは名刺整理箱とも呼ばれていて、お近くの文房具用品店でもインターネット通販でも気軽に購入できます。

ネット通販のASKULでは、次の名刺管理ボックスが人気を得ていました。

  • 専用スリーブで素早く管理ができる「ローロデックス ブラック 400名用 IRBC400」
  • ワイドオープン型で検索しやすい「カール事務器 名刺整理器」
  • 検索に便利な50音の見出しがついている「セキセイ 名刺ボックス」
  • 名刺を整理するのに便利な2層式ポケットが付属されている「レイメイ藤井 ジョッター式名刺入れ 革製ブラック GLN9002B」

 

携帯性が悪いので出先に持参するのは難しいものの、自宅やオフィスに置いていれば効率良く名刺を管理できますよ。

名刺ボックスも名刺ホルダーと一緒であらかじめ名刺を分類していれば、ソートが早いので大量の名刺から探す手間を省けるわけです。

 

専用のノートを使う

名刺ノート

専用のノートを使って名刺を管理しているビジネスマンも少なからずいました。

アナログな方法の中でオーソドックスとは言えないものの、ホルダーの代わりに相手から貰った名刺をノートにテープで貼り付けていきます。

他の方法と異なり、専用のノートを使った名刺の管理方法のメリットは次の2つです。

  • 1ページを企業やジャンルごとにまとめると検索しやすい
  • 名刺を貼り付けた横に自由にメモを残すことができる

 

ただし、特定のインデックスの人が増えた時に取り扱いにくく、テープで名刺を貼り付ける作業も面倒だと感じやすいのがデメリットです。

効率良くアナログな方法で名刺を管理したいのであれば、名刺ノートではなく名刺ホルダーや名刺ボックスを使った方が良いでしょう。

まとめ

名刺の管理は名刺の作成と同じように、皆さんが考えている以上に大事です。

相手から貰った名刺を上手く活用しなければただの紙切れと一緒ですので、ビジネスマンであればアナログな方法でもデジタルな方法でもお好きなやり方で管理しないといけません。

もちろん、自分の評価を少しでも高められる名刺を作成するのも重要ですので、「どの印刷会社やサービスを利用すれば良いの?」と悩んでいる方にはVistaprint(ビスタプリント)をおすすめします。

Vistaprint(ビスタプリント)はシンプルなデザインからゴージャスなデザインまで、幅広い種類の名刺を作成できます。

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