名刺をアナログ管理する4つのメリットとおすすめの方法を徹底解説!

名刺の管理方法はアナログとデジタルの2種類!

名刺管理

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名刺を管理する方法!
アナログ管理 名刺ホルダーや名刺ボックスを使って管理する
デジタル管理 スマホで名刺管理ツールやアプリを使用する

名刺の管理方法は、アナログ管理とデジタル管理の2種類に大きくわけられます。

一昔前までは、名刺ホルダーや名刺ボックスを使って人からもらった名刺をアナログ管理する方法が一般的でした。

しかし、現在ではインターネットの発達により、ツールやアプリで名刺をデジタル管理する方が増えていますよ。

スマホの名刺管理アプリの作成を手掛けるSansan(サンサン)が実施したアンケートによると、名刺の管理方法で次のデータが出ていました。

名刺を管理する方法に関するアンケート!
アナログで管理している 78.9%
デジタルで管理している 10.1%
特に管理はしていない 11.0%

少し古いデータなのですが、デジタル方式で名刺を管理している方はまだまだ少ないようです。

※名刺の管理をデジタル化するメリットやおすすめの方法はこちら!

名刺の管理をデジタル化する4つのメリットとおすすめの方法を徹底解説!
名刺の管理をデジタル化するに当たり、「名刺の枚数が多くても簡単に管理できる」「名刺を簡単に検索できる」といったメリットがあります。このページでは名刺を管理できるソフトやツールを紹介していますので、選び方で迷っているビジネスマンは参考にしてみてください。

名刺をアナログ管理する4つのメリットを徹底解説!

名刺をアナログ管理するに当たり、上記の4つのメリットがあります。

「名刺のアナログ管理とデジタル管理のどちらが良いの?」と疑問を抱えている方は要チェックです。

1:一度名刺ホルダーやボックスなどのアイテムを購入するだけで良い!

名刺ホルダー

名刺管理ソフトは、使うサービスを選んだり登録作業を行ったりと面倒なイメージがありますよね。

一方で名刺のアナログ管理は、一度名刺ホルダーやボックスなどのアイテムを購入するだけでOK!

実店舗やネット通販で好きな製品を買うだけで良いので、名刺管理を行うまでのハードルが低いわけです。

2:導入コストがかからないので誰でも簡単に名刺を管理できる!

コストがかからない

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名刺ホルダー 最安値の価格
リヒトラブ 名刺帳 552円
zakkaland カードケース 980円
セグレス 名刺ホルダー 1,214円
ヴァップス 名刺ホルダー 1,280円
名刺ファイル Log book 1,540円

上記では、名刺のアナログ管理で役立つ代表的な名刺ホルダーを価格で比較してみました。

名刺ホルダーや名刺ボックスは低価格で販売されていますので、名刺管理を始めるに当たって導入コストがかかりません。

余計なコストをかけずに簡単に名刺管理を始めたい方にアナログの方法がおすすめですよ。

3:名刺を貰う枚数が少なければアナログの方法でも十分に対応できる!

名刺の枚数

「新規顧客とやり取りすることが少ない」「決まった下請けや取引先担当者の名刺しか見返さない」というビジネスマンには、名刺のデジタル管理よりもアナログ管理が向いています。

それは相手からもらう名刺の枚数が少なければ、アナログ管理でも十分に対応できるからです。

良く使う名刺をファイリングすれば一覧で確認できますので、不便だと感じることはありません。

4:相手の名刺を持ち歩けばすぐに情報を確認できる!

名刺を持ち歩く

名刺のアナログ管理は、相手の名刺を持ち歩いてすぐに情報を確認できるのがメリットですね。

毎日の仕事の中でそこまで名刺交換の頻度が高くないのであれば、わざわざ専用のソフトやアプリを用意する必要はありません。

鞄や名刺ケースの中に入れておくだけで、見たい時にサっと確認できます。

名刺のアナログ管理でおすすめの方法を紹介!

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名刺をアナログ管理する方法 大まかな特徴 おすすめ度
1:名刺ホルダーを使う 名刺を透明なビニールに綴じる ★★★★☆
2:名刺ボックスを活用する 名刺整理箱の中に分類して管理する ★★★☆☆
3:専用のノートを使う ノートの中に名刺を貼り付ける ★☆☆☆☆

名刺をアナログ管理したい方には上記の3つの方法がおすすめ!

名刺のデジタル管理とは違い、アナログ管理であれば名刺スキャナを購入したりアプリをインストールしたりといった手間はありません。

実店舗やネット通販で自分の好きなグッズを購入し、相手からもらった名刺を保管するだけでOKです。

名刺交換の頻度が少ないビジネスマンは、名刺のアナログ管理を取り入れてみてはいかがでしょうか。

1:名刺ホルダーを使う!

名刺ホルダー

名刺ホルダーを使うのは、名刺をアナログ管理する代表的な方法です。

名刺を透明なビニールに綴じるやり方で、次の順番で整理していれば欲しい名刺を探す手間を省けますよ。

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名刺ホルダーの整理のコツ!
50音順で並べる 個人名や企業名の50音順で整理する
業種(ジャンル)別で並べる 相手の会社の業種や職種で分類する
時系列で並べる 名刺をもらった相手に会った順番で整理する
イベントごとに並べる 「プロジェクトで一緒に仕事をした」
「とある説明会や展示会で会った」など

イベントごとの名刺の管理は統一感が生まれにくく、場合によってはこんがらがってしまいますので注意しないといけません。

そのため、名刺ホルダーを使ってわかりやすく名刺を管理したいのであれば、50音順や業種別で分類する方法がおすすめ!

名刺ホルダーの中に相手からの名刺を入れておくだけで、デスクの引き出しの山をスッキリできます。

名刺ホルダーは数枚横並びにして束にしたり、A4サイズのバインダー型だったりといくつかの種類がありますので、自分が最も使いやすいと感じるグッズを探してネット通販で購入してみてください。

2:名刺ボックスを活用する!

名刺ボックス

文具メーカーから販売されている名刺ボックスを活用するのは、アナログで名刺を管理する代表的な方法です。

名刺ボックスは名刺整理箱とも呼ばれていて、お近くの文房具用品店でもインターネット通販でも気軽に購入できます。

ネット通販のASKUL(アスクル)では、次の名刺管理ボックスが人気を得ていました。

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ASKUL(アスクル)で販売されている名刺管理ボックス!
ローロデックス ブラック IRBC400 専用スリーブで素早く管理ができる
カール事務器 名刺整理器 ワイドオープン型で名刺を検索しやすい
セキセイ 名刺ボックス 検索に便利な50音の見出しがついている
レイメイ藤井 ジョッター式名刺入れ GLN9002B 名刺を整理するのに便利な2層式ポケットが付属

携帯性が悪いので出先に持参するのは難しいものの、自宅やオフィスに置いていれば効率良く名刺を管理できますね。

名刺ボックスも名刺ホルダーと一緒であらかじめ名刺を分類していればソートが早いため、大量の名刺から探す手間を省けるわけです。

3:専用のノートを使う!

ノート

専用のノートを使って名刺を管理しているビジネスマンも少なからずいました。

アナログな方法の中でオーソドックスとは言えないものの、ホルダーの代わりに相手から貰った名刺をノートにテープで貼り付けていきます。

専用のノートを使った名刺の管理方法のメリットは次の2つです。

  • 1ページを企業やジャンルごとにまとめると検索しやすい
  • 名刺を貼り付けた横に自由にメモを残すことができる

ただし、特定のインデックスの人が増えた時に取り扱いにくく、テープで名刺を貼り付ける作業も面倒だと感じやすいのがデメリット…。

効率良くアナログな方法で名刺を管理したいのであれば、上記の項目で紹介した名刺ホルダーや名刺ボックスを使った方が良いでしょう。

名刺をアナログ管理できるおすすめの名刺ホルダー5選!

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名刺ホルダー 商品価格 大まかな特徴 総合評価
名刺ホルダー harrytoree TYPE 02 748円 名刺の並べ替えや整理がスムーズ ★★★★★
ショットドックス 名刺ホルダー差替式 1,457円 アナログとデジタルの両方に対応 ★★★★☆
カール事務器 名刺整理器 585円 名刺が斜めに傾いて探しやすい ★★★★☆
マトリクス コンパクト名刺ホルダー 545円 持ち運びやすいコンパクト設計 ★★★☆☆
DearMin 名刺ホルダー 799円 おしゃれでコンパクトなデザイン ★★☆☆☆

名刺をアナログ管理するに当たり、名刺ホルダーを使用する方法が最もおすすめです。

上記では、ネット通販で人気の名刺ホルダー5選を料金や特徴で比較してみました。

多くの製品は数百円程度、高くても1,000円台で購入できます。

手軽にカード類を整理整頓できますので、気に入った名刺ホルダーを探してみてください。

※名刺を管理できるホルダーのメリットや正しい選び方はこちら!

名刺を管理できるホルダーのメリットや正しい選び方を徹底解説!おすすめの製品は?
名刺を管理するに当たり、ホルダーを使用するのが一般的な方法です。ファイル型やボックスタイプなど、現在では様々な製品が販売されています。名刺管理ホルダーの選び方やおすすめの製品で迷っている方は、こちらのページを参考にしてみてください。

名刺をアナログ管理する前に押さえておきたい5つのデメリット…

名刺をアナログ管理するに当たって上記の5つのデメリットあり…。

名刺のデジタル管理と比較して何が良くないのかチェックしておきましょう。

1:目当ての名刺を見つけるまでに時間がかかる…

時間がかかる

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名刺のアナログ管理とデジタル管理の違い!
アナログ管理 目当ての名刺を見つける検索機能やソート機能がない
デジタル管理 ランダムに入力しても検索データやソート機能で見つけやすい

名刺のアナログ管理は、枚数が増えると目当ての名刺を見つけるまでに時間がかかります。

数百枚の名刺の中から1枚を見つけ出すのは大変ですよね。

デジタル管理は検索データやソート機能が備わっていますので、名刺を探すのに時間はかかりません。

名刺ホルダーや名刺ボックスを利用する方は、五十音順やカテゴリー別にするなど自分なりの工夫が必要です。

2:名刺の枚数が増えると保管スペースが必要…

保管スペース

ビジネスマンの中で、1日に何度も名刺交換をする方は決して少なくありません。

相手からもらう名刺の枚数が増えると、アナログ管理だと保管スペースが必要になりますよ。

場合によっては作業用のスペースが狭くなったり、新たな名刺ホルダーを買ったりしないといけないケースも…。

名刺管理のアプリやソフトであれば、何千枚何万枚と名刺があっても場所を取ることがありません。

3:名刺ホルダーや名刺ボックスは持ち運びで不便…

悩む男性

名刺ホルダーや名刺ボックスは、持ち運びで不便です。

名刺のデジタル管理は、スマホ1台で相手からもらった名刺の内容を確認できます。

一方でアナログ管理の場合は、外出先での利用が難しいと心得ておくべきですね。

4:社内で情報を共有するのが難しい…

社内で情報を共有できない

名刺をアナログ管理していると、社内で情報を共有するのが困難です。

データを社内で共有できるデジタル管理と比べて、時間と手間がかかります。

社員の人数が増えてきたら、名刺のアナログ管理からデジタル管理に移行した方が良いかもしれません。

5:時間の経過で名刺の用紙が変質しやすい…

名刺ホルダーや名刺ボックスで相手からもらった名刺を管理していると、時間の経過で用紙が変質しやすいのがデメリットです。

多くの名刺は紙素材で作られていますので、汚れたり折れ曲がったりと劣化していきますよ。

名刺の耐久性を高めたいのであれば、フィルム素材やプラスチック素材で作成するしかありません。

※プラスチック名刺やPETカードの作成におすすめの印刷会社はこちら!

【10社徹底比較!】プラスチック名刺やPETカードの作成におすすめの印刷会社5選!
印刷会社の中には、プラスチック名刺やPETカードを作成できるサービスがあります。紙素材の名刺と比べて耐久性や高級感がアップするのがメリットですね。プラスチック名刺やPETカードが欲しい方はこちらの記事を参考にしてみてください。

名刺をアナログ管理している人の口コミや評判まとめ!

名刺ホルダーで名刺を管理している人の口コミや評判

このページでは、名刺をアナログ管理している人の口コミや評判をいくつか紹介していきます。

Twitterの口コミを見てみると、「名刺のアナログ管理からデジタル管理に移行した」というビジネスマンがたくさんいました。

双方にメリットとデメリットがありますので、アナログ管理とデジタル管理のどちらが合っているのか考えてみましょう。

まとめ

名刺の管理は名刺の作成と同じように、皆さんが考えている以上に大事です。

相手からもらった名刺を上手く活用しなければただの紙切れと一緒ですので、ビジネスマンであればアナログな方法でもデジタルな方法でもお好きなやり方で管理しないといけません。

もちろん、自分の評価を少しでも高められる名刺を作成するのも重要ですので、「どの印刷会社やサービスを利用すれば良いの?」と悩んでいる方にはVistaprint(ビスタプリント)がおすすめ!

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